Dokumentasi Lengkap Sistem Manajemen Travel Umrah

1

Setup Awal

Setup Awal — Cabang, Staff & Konfigurasi

Super Admin mengkonfigurasi data dasar: cabang, staff dengan 6 role, pengaturan sistem, dan payment provider.

admin/branches

Setup Awal — Cabang, Staff & Konfigurasi

1

Data Cabang

Daftarkan kantor pusat dan cabang. Setiap cabang memiliki kuota haji, kuota umrah, komisi referral, dan rekening bank sendiri.

2

Data Staff

Tambah user dengan 6 pilihan role: Super Admin, Admin, Finance, Branch Manager, Agent, dan Muthawif.

3

Pengaturan Sistem

Isi brand name, bank info, threshold approval pembayaran, komisi default, dan konfigurasi lainnya di menu Settings.

4

Payment Provider

Setup payment gateway — pilih dari 13 preset Indonesia (Midtrans, Xendit, Tripay, dll) atau isi manual. API key dienkripsi AES-256-CBC.

Role yang Terlibat

Super Admin Admin Finance

2

Pendaftaran Jamaah

Pendaftaran Jamaah — Biodata, Dokumen & Verifikasi

Setiap calon jamaah didaftarkan dengan data lengkap: identitas, paspor, kondisi medis, kontak darurat, dan dokumen pendukung.

admin/pilgrims

Pendaftaran Jamaah — Biodata, Dokumen & Verifikasi

1

Input Biodata Lengkap

Nama, NIK, KK, tempat/tanggal lahir, gender, status nikah, golongan darah, alamat, HP, email.

2

Data Paspor

Nomor paspor, tanggal terbit, expiry, kantor imigrasi. Validasi minimal 6 bulan sebelum keberangkatan.

3

Kondisi Medis

Vaksin meningitis, vaksin COVID-19, riwayat penyakit, alergi, obat rutin.

4

Kontak Darurat & Mahram

Kontak darurat (nama, hubungan, HP). Jamaah wanita: data mahram.

5

Upload & Verifikasi Dokumen

Upload: KTP, KK, paspor, pas foto, buku nikah, sertifikat vaksin, SK sehat. Admin verifikasi.

3

Paket & Produk

Paket Perjalanan — Umrah, Haji Plus & Fasilitas

Buat paket perjalanan lengkap dengan maskapai, hotel Makkah & Madinah, itinerary, harga 4 tier, kuota, dan fasilitas.

admin/packages

Paket Perjalanan — Umrah, Haji Plus & Fasilitas

1

Buat Paket Umrah/Haji Plus

Nama, kode, slug, tipe, kategori, maskapai, bandara, tanggal berangkat & pulang, durasi.

2

Hotel Makkah & Madinah

Nama hotel, bintang (1-5), jarak ke masjid. Tipe kamar: single, double, triple, quad.

3

Harga & Kuota

4 tier harga, total kuota, booked, available (auto-calculated). Include/exclude list.

4

Itinerary & Banner

Rencana perjalanan harian, banner marketing, gallery images, sort order.

4

CRM & Lead

CRM — Lead Capture, Follow-up & Broadcast

Pengunjung yang mengisi form kontak otomatis tercatat sebagai lead. Agent follow-up hingga konversi.

admin/leads

CRM — Lead Capture, Follow-up & Broadcast

1

Lead Capture Otomatis

Form kontak website, API endpoint POST /api/leads, input manual. 7 source channel.

2

Follow-up Tracking

Status: new → contacted → interested → follow_up → deal/lost. Activity log per lead.

3

Konversi ke Jamaah + Booking

Lead deal → buat Pilgrim + Booking dalam satu workflow. Track conversion rate.

4

Broadcast Massal

Kirim pesan ke jamaah/kloter via WhatsApp/email. Template pesan, tracking status kirim.

5

Booking

Booking & Transaksi — 12 Status Workflow

Booking dengan memilih jamaah, paket, tipe kamar, dan menghitung total biaya. 12 status workflow.

admin/bookings

Booking & Transaksi — 12 Status Workflow

1

Buat Booking Baru

Pilih jamaah, paket, tipe kamar, agent, cabang. Nomor otomatis: BKG-YYYYMM-XXXX.

2

12 Status Workflow

pending → dp_paid → confirmed → documents_complete → visa_requested → visa_processing → visa_approved → ready_to_depart → departed → returned. Negatif: cancelled, refunded, expired.

3

Promo Code

Diskon percentage/fixed, batas pemakaian, masa berlaku, minimal booking amount.

4

Komisi Referral

Komisi otomatis per cabang. Tracking total komisi per jamaah referral.

12 Status Booking — Complete Workflow

pending→ dp_paid→ confirmed→ documents_complete→ visa_requested→ visa_processing→ visa_approved→ ready_to_depart→ departed→ returned

cancelledrefundedexpired

Workflow otomatis — status berubah berdasarkan pembayaran, dokumen, visa, dan departure.

6

Keuangan

Keuangan — Invoice, Pembayaran & Approval

Invoice otomatis per booking, pembayaran bertahap dengan upload bukti transfer, verifikasi finance.

admin/invoices

Keuangan — Invoice, Pembayaran & Approval

1

Invoice Otomatis

Nomor: INV-YYYYMM-XXXX. Status: unpaid → partial → paid → overdue.

2

Upload Pembayaran

Upload bukti transfer → payment baru (PMT-XXXX). Multi-payment per invoice.

3

Verifikasi & Approval

Finance verifikasi payment. Threshold approval untuk nominal besar.

4

Manajemen Expense

Catat expense operasional per booking/cabang. Approval workflow.

7

Kloter & Visa

Kloter & Visa — Pengelompokan Jamaah & Pengajuan Visa

Jamaah dikelompokkan dalam kloter dengan muthawif. Visa diajukan per jamaah dengan tracking status.

admin/clusters

Kloter & Visa — Pengelompokan Jamaah & Pengajuan Visa

1

Buat Kloter

Kode kloter, nama, paket, kapasitas. Assign muthawif. Status: scheduled → departed → completed.

2

Assign Jamaah ke Kloter

Assign booking ke kloter. Set seat number, kamar hotel, grup katering.

3

Pengajuan Visa

Visa per jamaah. Status: draft → submitted → processing → approved/rejected.

4

Update Status Booking

Visa approved → booking auto-update. Documents complete → status update otomatis.

8

Pra-Keberangkatan

Pra-Keberangkatan — Bus, Penerbangan, Perlengkapan & Check-in

Seminggu sebelum berangkat: assign bus, jadwalkan flight, distribusi perlengkapan, check-in jamaah.

admin/buses

Pra-Keberangkatan — Bus, Penerbangan, Perlengkapan & Check-in

1

Bus Assignment

Assign armada bus ke kloter. Rute: embarkasi → bandara, Madinah → Makkah.

2

Flight Scheduling

Flight number, maskapai, tanggal/jam, gate, terminal. Terkait kloter.

3

Distribusi Perlengkapan

Koper, ihram, tas paspor, name tag. Tracking: allocated → picked_up → returned.

4

Check-in & Broadcast

Verifikasi dokumen, timbang koper, boarding pass. Broadcast info keberangkatan.

9

Keberangkatan

Keberangkatan & Monitoring Muthawif (API Mobile)

Kloter berangkat → booking auto-update ke departed. Muthawif pakai API mobile untuk absensi & laporan.

admin

Keberangkatan & Monitoring Muthawif (API Mobile)

1

Departure

Status booking auto-update. Dashboard real-time: jamaah departed, kloter in transit.

2

Absensi Jamaah

POST /api/muthawif/attendance — muthawif absen jamaah harian. Status: present/absent/sick.

3

Laporan Harian

POST /api/muthawif/reports — laporan kondisi jamaah, cuaca, kejadian penting.

4

Laporan Darurat

POST /api/muthawif/emergency — medical emergency, lost person, insiden.

API Endpoints (Muthawif Mobile)

GET /api/muthawif/cluster Detail kloter + list jamaah

POST /api/muthawif/attendance Absensi harian per jamaah

POST /api/muthawif/reports Laporan harian muthawif

POST /api/muthawif/emergency Laporan darurat/insiden

10

Kepulangan & Pasca

Kepulangan — Return, Klaim Asuransi & Loyalty Points

Kloter pulang → status returned. Proses klaim asuransi, refund, dan loyalty points.

admin/insurances

1

Return & Rekonsiliasi

Status booking → returned. Perlengkapan wajib dikembalikan. Rekonsiliasi expense vs budget.

2

Klaim Asuransi

Medical, lost baggage, cancellation. Status: submitted → reviewed → approved/paid/rejected.

3

Refund Booking

Booking cancelled → refund dengan nominal disetujui. Approval workflow.

4

Loyalty Points

1 point per 1 juta rupiah. Points bisa ditukar diskon booking berikutnya.

11

Laporan

Laporan — Penjualan, Keuangan & Operasional

Tiga halaman laporan dengan date filter, chart interaktif (Chart.js), summary cards, export PDF.

admin/laporan-penjualan

1

Laporan Penjualan

Revenue chart, top packages, top agents, conversion rate. Group by harian/mingguan/bulanan.

2

Laporan Keuangan

P&L, AR/AP aging, expense by category, revenue vs expense comparison.

3

Laporan Operasional

Kloter utilization, visa approval rate, equipment status, bus occupancy rate.

12

Konten & SEO

Konten & Marketing — Blog, CMS & Programmatic SEO

Kelola blog, halaman statis, FAQ, slider, testimonial. PSEO menghasilkan ratusan halaman SEO otomatis.

/

Konten & Marketing — Blog, CMS & Programmatic SEO

1

Blog & Kategori

Artikel dengan kategori, SEO meta, featured image, scheduled publish.

2

Halaman CMS & FAQ

Halaman custom (tentang kami, syarat ketentuan). FAQ dengan kategori & sort order.

3

Slider Banner & Testimonial

Slider homepage, testimonial jamaah dengan rating bintang.

4

Programmatic SEO (9 Route)

Ratusan halaman SEO otomatis: JSON-LD schema, meta tags, konten 300+ kata, auto-include sitemap.

Akses

Akun Demo Admin

Gunakan akun berikut untuk login ke panel admin. Setiap role memiliki dashboard widget dan hak akses yang berbeda.

Role	Email	Password	Cakupan Akses
Super Admin	admin@travelumrah.com	password	Full akses semua fitur: manajemen user, pengaturan sistem, semua data operasional
Admin	admin2@travelumrah.com	password	CRUD semua data operasional (kecuali user & pengaturan sistem)
Finance	finance@travelumrah.com	password	Invoice, payment confirmation, expense management, laporan keuangan
Branch Manager	bm_bdg@travelumrah.com	password	Kelola data cabang sendiri: jamaah, booking, pembayaran, laporan cabang
Agent	agent_jkt@travelumrah.com	password	Input jamaah, booking, lead follow-up, upload bukti pembayaran
Muthawif	muthawif@travelumrah.com	password	Lihat kloter & jamaah, absensi, laporan harian via API mobile (Sanctum)

Admin Panel
http://travelumrah.test/admin

Portal Jamaah
http://travelumrah.test/portal

Fitur

Fitur Lengkap — Dikelompokkan per Menu

33+ modul diorganisir dalam 12 navigation group mengikuti alur bisnis travel umrah.

Master Data

3 modul

admin/pilgrims

Data Jamaah

Biodata lengkap, paspor, medis, kontak darurat, mahram. Upload & verifikasi dokumen.

admin/branches

Manajemen Cabang

Hierarki pusat-cabang, kuota haji/umrah, komisi referral, rekening bank per cabang.

admin/users

Manajemen Staff

6 role: Super Admin, Admin, Finance, Branch Manager, Agent, Muthawif. Dashboard per-role.

Penjualan

3 modul

admin/packages

Paket Umrah & Haji

Maskapai, hotel Makkah/Madinah, 4 tier harga, kuota, itinerary, include/exclude list.

admin/bookings

Booking

12 status workflow, nomor otomatis, komisi referral, promo code, auto-calculate.

admin/promo-codes